Sincronizar tu agenda médica con Google Calendar: una turnera que no ofrece horarios que ya tenés ocupados

El problema de las dos agendas

Casi ningún profesional de la salud tiene una sola agenda. Está la del consultorio — la que ven los pacientes cuando reservan online — y está la personal: la reunión del colegio de los chicos, el congreso, la guardia en otra institución, el trámite que solo se puede hacer un martes a las 10. Esa segunda vida suele vivir en Google Calendar.

Cuando las dos agendas no se hablan, el resultado es conocido: la turnera online ofrece como libre un horario que en realidad ya tenés ocupado, un paciente lo reserva, y después viene la parte incómoda — llamar para reprogramar, o peor, enterarte el mismo día. La alternativa manual (bloquear a mano en el sistema del consultorio cada compromiso personal) funciona hasta la primera vez que te olvidás.

Para eso existe la Sincronización con Google Calendar de MedicAI: una agenda conectada a Google Calendar, en los dos sentidos.

Cómo funciona

La sincronización es bidireccional:

Google → MedicAI. Los horarios que figuran ocupados en tu Google Calendar dejan de ofrecerse en tu turnera pública y aparecen marcados en tu agenda interna. Si bloqueás el martes de 11 a 16 en Google, ningún paciente puede reservar en ese rango: esos horarios figuran como no disponibles, igual que cualquier turno ya tomado. Además del espejo que se actualiza en minutos, en el momento exacto en que un paciente confirma una reserva MedicAI consulta a Google en vivo — un horario que se ocupó hace segundos tampoco se ofrece.

MedicAI → Google. Tus turnos aparecen en tu cuenta de Google, en un calendario separado que crea la aplicación, llamado "MedicAI · " seguido de tu apellido ("MedicAI · González", por ejemplo). Cada evento lleva la hora del turno en la zona horaria de tu consultorio, el nombre del paciente (o sus iniciales, si preferís), la prestación y la sede — así ves tu día completo desde el celular sin abrir otra aplicación. Si un turno se reprograma o se cancela en MedicAI, el evento se actualiza o desaparece solo.

La regla de bloqueo distingue quién está reservando:

En la turnera pública, el bloqueo es duro: el horario ocupado en Google no se ofrece, y punto. El paciente nunca ve por qué — solo puede elegir entre los horarios realmente disponibles.
En la agenda interna, el bloqueo es blando: vos o tu secretaria ven el horario marcado como "ocupado en Google Calendar" y pueden reservarlo igual, con una confirmación explícita. Porque a veces el evento de Google es flexible y el paciente no.

Privacidad: qué lee MedicAI de tu Google (y qué no)

Este es el punto que más importa si trabajás en salud mental, y lo decimos con el nombre técnico para que sea verificable: MedicAI pide a Google el permiso calendar.events.freebusy — el scope que devuelve únicamente bloques de tiempo libre u ocupado. No pide (y por lo tanto no puede usar) los permisos de lectura de eventos.

En concreto:

MedicAI nunca ve los títulos de tus eventos. "Terapia propia", "Entrevista en otra clínica" o "Cumpleaños de mamá" son, para MedicAI, exactamente lo mismo: un rango horario ocupado.
Nunca ve invitados, descripciones, ubicaciones ni archivos adjuntos. Lo único que se guarda son instantes de inicio y fin de cada bloque ocupado, para los próximos 60 días.
Al conectar, elegís qué calendarios de tu cuenta cuentan como ocupado (por defecto, el principal). Los demás ni se consultan.

Para psicólogos y profesionales de salud mental esto resuelve una tensión real: querés que tu agenda personal bloquee tu turnera, pero no querés que un sistema de gestión — ninguno — lea el contenido de tu vida privada. Con free/busy, no hay nada que leer. Sobre el resto de lo que un consultorio de psicología necesita de su software, escribimos una guía específica para psicólogos.

En la dirección inversa (tus turnos hacia Google) también hay un límite deliberado: el evento lleva nombre del paciente — o iniciales, con un interruptor en la configuración —, prestación y sede. Nunca viajan a Google el DNI, el teléfono, el email, la obra social ni el motivo de consulta del paciente. Y al conectar, MedicAI te avisa que esos datos quedan en tu cuenta de Google bajo tu responsabilidad (Ley 25.326): si tu calendario está compartido con alguien, esa persona también los ve — de ahí la opción de iniciales.

Qué pasa ante un conflicto: MedicAI avisa, jamás cancela

¿Y si creás un evento en Google que se superpone con un turno que un paciente ya reservó?

MedicAI nunca toca el turno. Un cambio en un calendario externo jamás cancela ni mueve una cita con un paciente. Lo que hace es avisarte: el conflicto aparece en la campana de notificaciones del panel y te llega un email con el detalle (y un recordatorio si el turno se acerca y seguís sin resolverlo). El turno queda señalado en la agenda, y vos decidís entre tres acciones:

Mantener el turno (el evento de Google era flexible).
Reprogramar, con el flujo habitual — que ya te propone horarios libres excluyendo los ocupados de Google.
Cancelar, con el aviso al paciente de siempre.

Mientras tanto, la turnera ya dejó de ofrecer el resto del rango ocupado: el conflicto no se multiplica.

El detalle de los eventos de todo el día

Hay un comportamiento de Google Calendar que conviene conocer: los eventos de día completo nacen marcados como "Libre", no como "Ocupado". Por eso, un evento de todo el día ("Congreso", "Vacaciones") no bloquea tu turnera por defecto.

La regla completa, tal como la aplica Google en free/busy y como MedicAI la documenta en la propia pantalla de configuración: cuentan como ocupado los eventos con hora marcados "Ocupado", "Fuera de la oficina" y "Tiempo de concentración", y las invitaciones aceptadas o pendientes. No cuentan los eventos marcados "Libre", los de día completo (salvo que los cambies a "Ocupado"), las invitaciones rechazadas ni la "ubicación de trabajo".

¿Vas a un congreso de tres días? Abrí el evento en Google y cambiá "Libre" por "Ocupado" — o usá "Fuera de la oficina", que bloquea siempre.

Para quién está disponible

La Sincronización con Google Calendar está incluida en todos los planes de MedicAI, también durante la prueba gratuita, sin costo adicional. Y funciona en cualquier país: los horarios se calculan con la zona horaria configurada en tu consultorio, no con una zona fija.

Cómo conectarlo

En el panel de MedicAI, entrá a Configuración → Agenda y abrí la pestaña Google Calendar.
Tocá Conectar con Google y autorizá los permisos (son tres: leer libre/ocupado, listar tus calendarios y administrar el calendario propio que crea la app).
Elegí qué calendarios de tu cuenta cuentan como ocupado — el principal viene marcado por defecto.
Si preferís que los eventos muestren iniciales en lugar del nombre completo del paciente, apagá el interruptor "Mostrar nombre completo del paciente en Google".

Desde ese momento tus eventos bloquean horarios y tus turnos futuros aparecen en el calendario "MedicAI". Si ya tenías turnos cargados que se superponen con eventos de Google — típico de quien los anotaba a mano en los dos lados — MedicAI te los lista una sola vez para que los revises, sin bombardearte con alertas.

Preguntas frecuentes

¿Qué información ve MedicAI de mi Google Calendar?

Solo bloques de tiempo libre u ocupado, a través del permiso calendar.events.freebusy de Google. MedicAI no pide permisos de lectura de eventos, así que no puede ver títulos, invitados, descripciones, ubicaciones ni adjuntos. Lo único que almacena son los horarios de inicio y fin de cada bloque ocupado de los próximos 60 días.

¿Mis pacientes ven mis eventos de Google?

No. El paciente solo ve los horarios disponibles en la turnera; los rangos ocupados en Google figuran como no disponibles, indistinguibles de un turno ya tomado. No hay forma de que un paciente sepa que existe un evento, ni cuándo, ni de qué se trata.

¿Qué pasa si creo un evento en Google encima de un turno ya reservado?

El turno no se modifica: MedicAI nunca cancela ni mueve una cita con un paciente por un cambio en un calendario externo. Te avisa por la campana de notificaciones y por email, marca el turno en la agenda y te da tres opciones: mantenerlo, reprogramarlo o cancelarlo. La decisión siempre es tuya.

¿Los eventos de todo el día bloquean la turnera?

Por defecto no, porque Google los marca "Libre". Si querés que un evento de día completo bloquee tus horarios, abrilo en Google Calendar y cambiá su disponibilidad a "Ocupado", o creá un evento de tipo "Fuera de la oficina".

¿Puedo elegir qué calendarios cuentan como ocupado?

Sí. En la configuración ves la lista de calendarios de tu cuenta de Google y marcás cuáles bloquean horarios; el principal viene seleccionado por defecto. El calendario "MedicAI" que crea la aplicación nunca se lee como ocupado — si no, tus propios turnos se bloquearían a sí mismos.

¿Puedo reservar igual sobre un horario ocupado en Google?

Desde la turnera pública, no: el bloqueo es total. Desde la agenda interna, sí: vos o tu secretaria ven el horario marcado como ocupado en Google Calendar y pueden confirmar la reserva de todos modos, con una confirmación explícita que queda registrada en la auditoría del turno.

¿Qué pasa cuando me desconecto?

La sincronización se corta en el acto: tus eventos dejan de bloquear horarios y tus turnos dejan de copiarse a Google. Al desconectar podés elegir borrar también el calendario "MedicAI" completo de tu cuenta de Google, o conservarlo con los eventos que ya tiene. Podés volver a conectar cuando quieras.

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